Resumen del Puesto:
El Coordinador de Relaciones con el Gobierno e Industria es responsable de brindar el apoyo administrativo de alta calidad al Director de Relaciones con el Gobierno e Industria para mantener buenas relaciones con contactos y redes externas. Asegura el funcionamiento de las operaciones internas al departamento. Capaz de guiar las operaciones internas del departamento y las comunicaciones alineadas a la gestión definida por el Director de Relaciones con el Gobierno e Industria. Será esencial para manejar las relaciones comerciales, la logística de eventos y los procesos operativos para reducir la redundancia y garantizar el cumplimiento de las normas.
Tareas y Responsabilidades:
- Brindar apoyo al Director de Relaciones con el Gobierno e Industria para mantener buenas relaciones con contactos y redes externas.
- Realizar gestión diaria de la oficina.
- Manejar la correspondencia.
- Gestionar los horarios de viajes ejecutivos y horarios de reuniones internas.
- Organizar reuniones y conferencias externas en conjunto con el Director de Relaciones con el Gobierno e Industria.
- Mantener una base de datos de contactos.
- Servir como un punto de contacto principal dentro y fuera de la organización, ayudando al Director de Relaciones con el Gobierno e Industria con comunicaciones internas y externas con las partes interesadas.
- Apoyar al Director de Relaciones con el Gobierno e Industria a construir y mantener relaciones claves.
- Asegurar la ejecución oportuna de las tácticas de PROMTUR Panamá para alcanzar los objetivos de la organización, la Junta Directiva y las partes interesadas.
- Brindar información y apoyo al Director de Relaciones con el Gobierno e Industria para garantizar y comprender mejor las oportunidades, problemas y situaciones externas que pueden impactar o influir directa o indirectamente en la organización.
- Planificar e implementar proyectos con plazos.
- Definir el alcance del proyecto en colaboración con el Director de Relaciones con el Gobierno e Industria.
- Asegurar los matices del lenguaje tanto en el idioma de origen como en el del destino, y captura tanto el significado técnico como el previsto, teniendo en cuenta el estilo, el tono, la jerga y la comunicación figurativa al desarrollar el plan.
- Organizar y asistir a reuniones, asegurando que el equipo esté bien preparado.
- Coordinar diversas actividades integradas de comunicación y mercadeo.
- Determinar los recursos (tiempo, equipo, entre otros) necesarios para completar el proyecto.
- Implementar las mejores prácticas de PROMTUR Panamá y establece nuevos procesos para la presentación de informes y la ejecución.
- Comunicarse con todos los departamentos y proporcionar respuestas rápidas a las solicitudes que se realizan al departamento de Relaciones con el Gobierno e Industria.
- Ejecutar el proyecto de acuerdo con el plan establecido y lleva a cabo un seguimiento de los entregables.
- Asegurarse que los entregables del proyecto lleguen a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad requerido.
- Presentar a las partes interesadas informes sobre el progreso, así como problemas y soluciones.
- Evaluar el resultado del proyecto.
- Resolver conflictos relacionados con el proyecto a través de negociación experta, tacto y diplomacia.
- Contacto principal del cliente que coordinará todos los recursos, incluidos los equipos internos, los proveedores externos y los equipos del cliente hacia la ejecución estratégica y creativa, realizada de manera eficiente, oportuna y precisa.