• En conferencia, Hoteleros y Organizadores Profesionales de Congresos compartieron sus experiencias, así como las ecuaciones que han utilizado para organizar eventos, congresos y convenciones en esta nueva normalidad.

La reactivación tras la crisis por el Covid-19 y la reprogramación de eventos ya contratados bajo nuevos lineamientos de bioseguridad fueron algunos de los temas analizados en la Conferencia Virtual “Negociaciones Exitosas: Hoteles y OPCs Post-COVID-19” organizada por la Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina, COCAL.

Prepararse para la nueva normalidad, adoptando protocolos de bioseguridad para clientes y empleados es solo el inicio de un proceso de adaptación para los hoteleros y organizadores de congresos. Los eventos tendrán nuevos requerimientos, comentó Mercedez Lanzani, Directora Ejecutiva de Bauniline Meetings Argentina. “Habrá una nueva ecuación para organizar eventos: el espacio, el uso y el costo. Es decir, ahora hay que contemplar en contratar más superficie o disminuir la capacidad de participantes, sino se tendrá que aumentar los costos”, agregó.

Es precisamente este uno de los motivos por los que los hoteleros y OPCs creen que la colaboración y la comunicación con el cliente será vital para lograr acuerdos donde ambas partes sean beneficiadas. Revisar los términos contractuales y flexibilizarlos es una de las apuestas para los hoteleros, asegura Ramón Romero, Director de Ventas y Mercadeo del Hard Rock Hotel Punta Cana. “Ya hemos realizado cambios a las cláusulas de los contratos con el fin de mantener la celebración de eventos para el 2021”, indicó.

Una de las tendencias que ha tomado fuerza debido a la situación son las conferencias virtuales. Aunque no tienen el mismo impacto que los eventos presenciales, está permitiendo a los organizadores de congresos y hoteleros crear comunidades para futuros eventos. En Panamá, a través del Hilton, ya se han coordinado congresos virtuales que se celebran en dos destinos a la vez, con un costo diferente, aseguró Dwight Tabales, Cluster Managing Director Hilton Worldwide. Mientras que en Colombia, se han ajustado las cláusulas de un contrato para que un evento organizado para 35 mil personas en capacidad pudiera realizarse en formato semi-virtual”, explicó Sofía Aristizabal, Presidenta de Comunicaciones Efectivas.

Los expertos concluyeron que la industria de reuniones continuará celebrando los congresos, convenciones y eventos y hay que redimensionar todas las propuestas para ser parte de nuevas oportunidades de negocio. Consideran que la empatía, la amistad y el “partnership” tendrán mucho valor en estos tiempos para que juntos puedan salir adelante, siendo flexibles y ofreciendo nuevos productos que generen confianza. Aunque nada reemplaza los encuentros en persona, mencionaron que reinventarse es la clave para fortalecer las relaciones con los clientes y proveedores.

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