Coordinador de Ventas a Grupos


Resumen del Puesto:

El Fondo de Promoción Turística Internacional de Panamá (Promtur Panamá) es la nueva organización de mercadeo de destino de clase mundial - o DMO (por sus siglas en inglés) - que proporcionará el marco de colaboración de todos los actores tanto en sector público como privado, para aprovechar las oportunidades de las industrias de reuniones y de turismo de ocio. La visión de Promtur Panamá es ser el principal contribuyente de la transformación del mensaje y la experiencia de las industrias de reuniones y turismo de ocio de Panamá, para impulsar el desarrollo económico y aumentar el impacto para todas las comunidades a nivel país. Promtur Panamá será el promotor principal de una economía del visitante sostenible mediante la comercialización global de Panamá para maximizar el impacto económico y mejorar la calidad de vida de los panameños a través de un DMO de clase mundial.

El Coordinador de Ventas es responsable brindar apoyo administrativo y de ventas al equipo de ventas. Asiste al equipo de ventas en tareas administrativas, da continuidad a los procesos de ventas desde la identificación de prospectos, la presentación de propuestas al cliente y asiste en la preparación de presentación destino – “bidding books”. Mantiene el inventario del material promocional y ofrece material promocional cuando se requiera. En adición asiste en la coordinación de eventos y en esfuerzos y campañas que asisten la función de ventas. El Coordinador apoya en la transición del cliente del departamento de ventas al departamento de servicios.

Tareas y Responsabilidades:

  • Brinda apoyo al equipo de ventas para incluir, entre otros: entrada de datos, archivo, copias, envío de correos electrónicos, procesamiento de solicitudes de cheques, creación de archivos, correos, informes, manejo de correo entrante / saliente, contestación de llamadas telefónicas, entre otros.
  • Ofrece seguimiento de la solicitud del cliente para cuentas específicas, actualización de información de contactos y otros según sea necesario.
  • Mantiene un suministro adecuado de material promocional impreso para ventas, fines promocionales, incluidos kits de ventas y otros documentos, siguiendo los estándares establecidos en la organización.
  • Cumple con las solicitudes de clientes de materiales promocionales para incluir kits de ventas, solicitudes de ensamblaje y otros.
  • Asiste al equipo de ventas y ayuda a coordinar detalles para eventos de ventas, eventos especiales, envíos masivos, campañas de correo directo y libros de captación de sedes y presentación destino “bidding books” entre otros.
  • Apoya al equipo de ventas en el proceso de identificación de prospectos nuevos, nuevas cuentas y/o clientes, incluyendo realización de investigación, búsqueda en base de datos, y llamadas, entre otros.
  • Reenvía referencias comerciales (prospectos) al equipo de ventas y da seguimiento del estatus de estos.
  • Apoya al equipo de ventas en envío de leads (oportunidades de negocio a hoteles) siguiendo proceso estándar de cualificación para beneficio de los clientes interesados en el destino.
  • Apoya en el mantenimiento de archivos físicos y electrónicos por oportunidades de negocio de grupos y trabaja de manera proactiva la transición a servicios de cada grupo que se convierte en definitivo.
  • Participa en eventos de la industria local según lo requiera la organización.
  • Participa en eventos y funciones de ventas a nivel internacional según sea necesario.
  • Responde rápidamente los teléfonos y dirige las llamadas a las personas apropiadas.
  • Las responsabilidades pueden incluir cualquier otra función solicitada por su supervisión, según se requiera.

Requerimientos del Puesto:

  • Este puesto requiere una licenciatura en Administración de Empresas y o Turismo de un colegio o universidad acreditado.
  • Mínimo de dos (2) años de experiencia en apoyo a grupos de ventas, con experiencia de apoyo a ventas de grupos y/o a ventas de turismo de placer, según la especialidad, preferiblemente.
  • Bilingüe con buenas destrezas de comunicación y presentación oral y escrita (inglés / español);
  • Buenas destrezas de comunicación y habilidades interpersonales.
  • Capacidad de trabajar con múltiples departamentos para lograr resultados.
  • Habilidad para trabajar de manera independiente.
  • Habilidad para manejo de sistemas CRMs y manejos de data en beneficio a clientes.
  • Tecnológicamente eficiente, experto en MS Office (Word, Excel, Power Point)
  • Conocimiento del mercado de Panamá, matices culturales y políticos.
  • Flexibilidad y adaptabilidad para manejar una variedad de tareas diferentes.