Coordinador de Servicios a Grupos


Resumen del Puesto:

El Fondo de Promoción Turística Internacional de Panamá (Promtur Panamá) es la nueva organización de mercadeo de destino de clase mundial - o DMO (por sus siglas en inglés) - que proporcionará el marco de colaboración de todos los actores tanto en sector público como privado, para aprovechar las oportunidades de las industrias de reuniones y de turismo de ocio. La visión de Promtur Panamá es ser el principal contribuyente de la transformación del mensaje y la experiencia de las industrias de reuniones y turismo de ocio de Panamá, para impulsar el desarrollo económico y aumentar el impacto para todas las comunidades a nivel país. Promtur Panamá será el promotor principal de una economía del visitante sostenible mediante la comercialización global de Panamá para maximizar el impacto económico y mejorar la calidad de vida de los panameños a través de un DMO de clase mundial.

Responsable de apoyar al equipo de ventas desde la función de servicios a grupos, mediante la coordinación de las solicitudes de servicios grupales según lo asignado por la gerencia y asegurar un flujo constante de servicios para grupos, eventos de negocio y clientes entrantes. Responsable de realizar visitas de inspección en el destino, acompañando a clientes y prospectos, con el objetivo general de atraer negocios grupales y de convenciones al Destino y aumentar las oportunidades comerciales para los socios de PROMTUR Panamá.

Tareas y Responsabilidades:

  • Se envuelve en proceso completo de prestación de servicios a grupos en sus cuatro etapas:
    • Petición de sede (bidding)
    • Promoción de destino (build up attendance)
    • Ejecución (On-Site & Planning)
    • Retroalimentación (Feedback and Closure)
  • Se envuelve en tareas administrativas tales como: desarrollo e impresión de libros de petición de sedes, atención y manejo a las solicitudes de los clientes con respecto al material promocional, solicitudes especiales y llamadas de servicios.
  • Contacta a clientes, planificadores de reuniones, prospectos definidos de forma ágil como parte del proceso de prestación de servicios para identificar necesidades de cada grupo o convención o evento de negocio. Todo esto como parte del proceso de atención a clientes y servicios a grupos.
  • Ofrece servicios e información de manera proactiva, mejorando así la experiencia del grupo en Panamá.
  • Desarrolla una relación de trabajo positiva con los clientes para todos los grupos asignados a través de comunicaciones escritas y verbales.
  • Asiste de manera proactiva a los clientes con sus necesidades de reuniones exitosas mediante la identificación de sus requisitos de servicio y producto, licitación, planificación, asistencia y gestión local de su evento.
  • Maneja el envío de leads de servicios a toda la cadena de valor en la prestación de servicios a grupos y eventos, siguiendo los procesos de cualificación y transparencia establecidos en el DMO.
  • Organiza y asiste a reuniones previas y posteriores a la convención y visitas a lugares fuera del lugar asignado. Asiste a las cenas y almuerzos de los clientes mientras se encuentra en el lugar, cuando así lo amerite.
  • Asiste a eventos locales de la industria relacionados a la prestación de servicios, sesiones de planificación previa (pre-con meetings), reuniones con clientes, y reuniones luego de terminado el evento (post-con meetings) según sea requerido y aprobado por la gerencia.
  • Organiza y ejecuta visitas de inspección según se le solicite. Revisa la información del perfil del cliente. Se pone en contacto con el cliente para presentarse por correo electrónico. Envía el formulario de prospecto y realiza seguimiento con el cliente para revisar la información del lugar y anticipar las necesidades del cliente. Consulta con la gerencia de ventas para desarrollar una estrategia de ventas durante la visita de inspección.
  • Mantiene una constante familiaridad con todo el material promocional de Promtur Panamá y los acomodos especiales para proporcionar sugerencias para el desarrollo de las visitas al lugar.
  • Desarrolla y mantiene una relación positiva con los hoteles y participa en programas y/o eventos que mejorarán las relaciones de trabajo con ellos.
  • Se mantiene al día de información vital sobre la historia, cultura, atracciones y características geográficas de Panamá, ya que será necesario compartir esta información durante las interacciones con los clientes.
  • Mientras presta servicios a grupos, promueve futuros eventos que tengan lugar en Panamá.
  • Proporciona información detallada sobre los lugares relacionados con el espacio, la capacidad y los costos, así como las fiestas temáticas que pueden mejorar la convención o la actividad grupal.
  • Mantiene canales de comunicación claros y continuos con el personal de ventas de Promtur Panamá para mantenerlos informados sobre los servicios prestados a los clientes y sobre la satisfacción del cliente.
  • Coordina la implementación de patrocinios/auspicios previamente aprobados para grupos y/o convenciones asignados, siguiendo los procedimientos establecidos por la organización.
  • Mantiene un conocimiento profundo del website de Promtur Panamá, las plataformas de redes sociales y otros lugares relacionados de Panamá para proporcionar a los clientes la información más actualizada.
  • Crea y mantiene de manera organizada y actualizada los archivos de servicios a grupo.
  • Hace uso de manera adecuada y proactiva del sistema de CRM de la organización, siguiendo los procesos establecidos.
  • Participa en eventos de la industria local según lo requiera la organización.
  • Participa en eventos y funciones de ventas a nivel internacional según sea necesario.
  • Responde rápidamente los teléfonos y dirige las llamadas a las personas apropiadas.
  • Las responsabilidades pueden incluir cualquier otra función solicitada por su supervisión, según se requiera.